Desktop und Web teilen sich keine Signatur
Microsoft sagt es ganz deutlich: Wenn du die Outlook-App und Outlook im Web nutzt, musst du die Signatur in beiden anlegen. Was du an einer Stelle einrichtest, kommt an der anderen nicht an.
So fügst du eine Email-Signatur in der Outlook-Desktop-App ein
Unter Windows gibt es gerade zwei Outlook-Desktop-Apps, und die Signatur-Einstellung liegt in beiden an einer anderen Stelle. Schau zuerst nach, welche du hast: Wenn das Menüband einen Tab Datei mit Optionen darunter hat, bist du im klassischen Outlook. Wenn nicht, bist du im neuen Outlook, und die Einstellung liegt bei den Kontoeinstellungen.
Noch keine Signatur?
Bau zuerst eine. Der Generator ist kostenlos, braucht kein Konto und gibt dir etwas zum Einfügen, bevor du die Einstellungen öffnest.
Klassisches Outlook für Windows
Die altbekannte Desktop-App, die mit Datei im Menüband.
- Kopiere deine Signatur im Generator mit der Schaltfläche Signatur kopieren.Signatur kopieren legt die formatierte Fassung in die Zwischenablage, und genau die brauchst du. HTML kopieren ist für Systeme, die nach Quellcode fragen.
- Öffne eine neue Email-Nachricht.
- Wähle im Menü Nachricht zuerst Signatur und dann Signaturen.Du kommst auch hin, ohne etwas zu verfassen: Datei, Optionen, E-Mail, Signaturen.
- Wähle unter Signatur zum Bearbeiten auswählen die Option Neu und gib der Signatur einen Namen.
- Klicke in das Feld Signatur bearbeiten und füge die Signatur ein.
- Wähle unter Standardsignatur auswählen in der Liste E-Mail-Konto dein Konto aus.Die Standards gelten pro Konto. Wenn du mehr als ein Postfach in Outlook hast, wiederhole das für jedes, von dem du sendest.
- Wähle in der Liste Neue Nachrichten deine Signatur aus.
- Wähle in der Liste Antworten/Weiterleitungen deine Signatur aus, oder (ohne), wenn Antworten kurz bleiben sollen.
- Wähle OK, um zu speichern.Microsoft weist darauf hin, dass das klassische Outlook die neue Signatur nicht in die Nachricht einfügt, die du in Schritt 2 geöffnet hast, selbst wenn du sie als Standard festgelegt hast. Öffne eine neue Nachricht, um sie zu sehen.
Neues Outlook für Windows
Die neu gebaute App, auf die Microsoft alle umstellt. Dieselbe Einstellungsseite wie in Outlook im Web.
- Kopiere deine Signatur im Generator mit der Schaltfläche Signatur kopieren.Signatur kopieren legt die formatierte Fassung in die Zwischenablage, und genau die brauchst du. HTML kopieren ist für Systeme, die nach Quellcode fragen.
- Wähle oben im Fenster Einstellungen.
- Wähle Konten und dann Signaturen.
- Wenn du mehr als ein Konto hinzugefügt hast, wähle das Konto aus, für das die Signatur gedacht ist.
- Füge eine neue Signatur hinzu und gib ihr einen eindeutigen Namen.
- Klicke in das Bearbeitungsfeld unter dem Namen und füge die Signatur ein.
- Lege mit den Kontrollkästchen darunter fest, ob sie für neue Nachrichten und für Antworten und Weiterleitungen gilt.Lass sie leer, wenn du die Signatur lieber bei jeder Nachricht selbst einfügst.
- Wähle Speichern.
Gut zu wissen
In eine einzelne Nachricht einfügen
Wähle auf der Registerkarte Nachricht die Option Signatur und dann die gewünschte aus der Liste. Praktisch, wenn keine Standardsignatur eingestellt ist.
Outlook für Mac ist wieder eine andere App
Die Mac-Version hat ihre eigene Einstellungsseite, und Microsoft beschreibt sie getrennt. Wenn du ohnehin einen Browser offen hast, sind die Schritte für Outlook im Web meistens der schnellere Weg.
Bilder müssen öffentlich erreichbar bleiben
Dein Logo und dein Foto werden von allen, denen du schreibst, von der Adresse geladen, unter der sie liegen. Email-Programme können externe Bilder außerdem blockieren. Dann sieht die erste Person, die deine Signatur bekommt, einen Platzhalter, bis sie die Bilder selbst lädt.